WSPÓŁPRACA Z BIUREM RACHUNKOWYM A RODO

Wprowadzenie w życie RODO, czyli nowych przepisów dotyczących ochrony danych osobowych, wiąże się z szeregiem różnorodnych zmian, które należy wprowadzić do polityki prywatności firmy. Nowe obowiązki z tego zakresu dotyczą również biur rachunkowych współpracujących z firmami.

RODO – istotne zmiany również dla firm rachunkowych

Przede wszystkim przedsiębiorcy wraz ze specjalistami w biurze rachunkowym muszą ustalić, jakie dane i w jaki sposób będą przetwarzane. Bardzo często biuro rachunkowe występuje zarówno w roli administratora, jak i procesora danych, więc ta sprawa jak najbardziej go dotyczy.

Administratorem danych, a więc ich “właścicielem”, jest firma w stosunku do swoich klientów i pracowników lub współpracowników. Rzadko się zdarza, ale może to mieć miejsce, że biuro rachunkowe występuje w roli administratora. Może być jednak procesorem danych, czyli podmiotem przetwarzającym dane, a więc informacje znajdujące się w dokumentacji klientów i korespondencji z nimi.

Bardzo ważne jest, aby ustalić z biurem rachunkowym miejsce przechowywania danych. Dotyczy to zarówno dokumentacji papierowej przechowywanej w biurze, jak i danych w formie elektronicznej przetwarzanych w systemie księgowym, poczty elektronicznej, programów księgowych itd.

Właściciel danych, czyli administrator, musi stworzyć dokument, który będzie precyzyjnie odnosił się do obowiązku informacyjnego, czyli politykę prywatności, która będzie zbieżna z RODO, a jednocześnie uwarunkuje prawne i organizacyjne schematy przetwarzania danych osobowych.

Istotnym dokumentem jest również rejestr przetwarzanych danych. Może być on zbudowany w formie tabeli lub prezentacji. Stanowi wykaz przetwarzanych przez biuro danych. Trzeba być również przygotowanym na to, że może pojawić się konieczność opracowania szeregu innych dokumentów wewnętrznych, których celem będzie wykazanie zgodności działania firmy z RODO.

Firmy współpracujące z biurami rachunkowymi zwykle mogą liczyć na pomoc biura w tym zakresie. Specjaliści w firmach księgowych są na bieżąco przygotowywani do zmian wprowadzonych również w zakresie przetwarzania danych osobowych i obrotu dokumentów zawierających takie dane.