Wirtualne biuro w teorii i praktyce

Każda firma podczas rejestrowania działalności musi podać adres swojej siedziby. Jednocześnie nie wszyscy przedsiębiorcy mają do dyspozycji lokal, który może być uznany za ich siedzibę. Teoretycznie może to być nawet prywatne mieszkanie, jednak nie zawsze jest to dobre i możliwe rozwiązanie. W takich właśnie przypadkach pomocne może okazać się wirtualne biuro. Z dalszej części naszego wpisu dowiesz się, czym jest wirtualne biuro oraz kiedy i dlaczego warto się na nie zdecydować.

Czym jest wirtualne biuro i jakie korzyści oferuje?

Wirtualne biuro to usługa polegająca na outsourcingu obsługi biurowej bez konieczności fizycznego przebywania w danym miejscu. Jest to tak naprawdę przede wszystkim adres, pod którym firma jest zarejestrowana. Niejednokrotnie zdarza się, że w ramach e-biura można skorzystać też z innych dodatkowych usług, np. profesjonalne wsparcie biura rachunkowego on-line, coworking, możliwość skorzystania z przestrzeni biurowej czy sali konferencyjnej itd.

W ramach podstawowych usług wirtualnego biura udostępniany jest przede wszystkim adres, który jest potrzebny nie tylko do zarejestrowania działalności, ale i obsługi firmowej korespondencji. Jest to fizyczne miejsce, które rzeczywiście istnieje — mimo że zarejestrowane pod danym adresem podmioty nie muszą go wcale odwiedzać, a swoją pracę mogą wykonywać z dowolnego miejsca na świecie. Jednocześnie warto podkreślić, że pod wirtualnym adresem może być zarejestrowanych bardzo wiele firm.

Wirtualne biura to rozwiązanie legalne, więc przedsiębiorcy nie powinni mieć problemów, decydując się na skorzystanie z tego typu usług. Trzeba jednak pamiętać, że w przypadku lokalizacja biura ma wpływ na kwestię rozliczania podatków — w przypadku jednoosobowych działalności rozliczeń podatkowych dokonuje się według miejsca zamieszkania przedsiębiorcy, przy spółkach brany jest pod uwagę adres siedziby lub miejsce wykonywania działalności.

Wirtualne biuro to wygodna opcja przede wszystkim dla przedsiębiorców, którzy nie chcą lub nie mają możliwości ponoszenia dodatkowych kosztów na wynajem lokalu, a przy tym nie potrzebują stałego miejsca pracy. W ten sposób można skutecznie zmniejszyć koszty związane z wynajmem przestrzeni biurowej. Przedsiębiorcy decydują się też na wirtualne biura ze względów wizerunkowych. Możliwość stworzenia siedziby firmy w prestiżowym miejscu, np. w nowoczesnym biurowcu w centrum miasta, dla wielu firm bywa istotnym argumentem.

Dla kogo wirtualne biuro?

Wirtualne biuro to korzystne rozwiązanie przede wszystkim na początku działalności, kiedy firma nie ma (i nie potrzebuje) fizycznej siedziby. Z tego typu usług korzystają coraz częściej początkujące agencje marketingowe czy kancelarie prawne, a także zagraniczne firmy, które rozpoczynają swoją działalność na polskim rynku.

Szeroką grupą osób korzystających z usług wirtualnego biura są freelancerzy z różnych branż oraz przedsiębiorcy działający głównie zdalnie. To doskonałe rozwiązanie dla wszystkich osób, które pracują z różnych zakątków Polski, a nawet świata (tzw. digital nomads). W praktyce jest to rozwiązanie dla wielu przedsiębiorców, np. copywriterów, programistów, headhunterów, specjalistów ds. szkoleń czy start-upów. Jest to również ciekawa opcja dla osób, które mieszkają za granicą, ale chcą mieć polski adres przedsiębiorstwa.