Jak ewidencjonować czas pracy pracowników?

Ewidencjonowanie czasu pracy to obowiązek każdego pracodawcy wynikający z art. 149 §1 Kodeksu pracy. Co ważne, jest to konieczne nawet wtedy, gdy firma zatrudnia tylko jednego pracownika. Ewidencja umożliwia prawidłowo ustalać wynagrodzenia i inne świadczenia wynikające ze stosunku pracy, np. dodatki za nadgodziny.

Jak prawidłowo prowadzić ewidencję czasu pracy?

Wszelkie kwestie związane z ewidencjonowaniem czasu pracy regulowane są przez Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy I Polityki Społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej. Zgodnie z §6 ww. rozporządzenia pracodawca powinien prowadzić oddzielną ewidencję dla każdego pracownika. W jej skład muszą wchodzić informacje na temat:

• liczby przepracowanych godzin oraz godzin rozpoczęcia i zakończenia pracy,
• liczby godzin przepracowanych w porze nocnej,
• liczby godzin nadliczbowych,
• dni wolnych od pracy (z oznaczeniem tytułu ich udzielenia),
• liczby godzin dyżuru oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia dyżuru, ze wskazaniem miejsca jego pełnienia,
• rodzaju i wymiaru zwolnień od pracy,
• rodzaju i wymiaru innych usprawiedliwionych nieobecności w pracy,
• wymiaru nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy,
• czasu pracy pracownika młodocianego przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego.

W ww. rozporządzeniu nie ma jednak obligatoryjnego wzoru ewidencji czasu pracy, co oznacza, że w tym przypadku pracodawca ma dowolność przyjętej formy. Najważniejsze jest, aby dokumentacja z tego zakresu była prowadzona rzetelnie i sukcesywnie. Nie jest to zadanie szczególnie trudne, jednak wymaga pewnej wiedzy, przestrzegania obowiązujących przepisów, a przede wszystkim czasu i cierpliwości. Dlatego właśnie wielu przedsiębiorców decyduje się na usługi profesjonalnego biura rachunkowego, które zapewnia wsparcie w zakresie obsługi kadrowo-płacowej. W ramach takiego wsparcia można liczyć na fachowe ewidencjonowanie czasu pracy wszystkich pracowników zatrudnionych w przedsiębiorstwie. Należy przy tym podkreślić, że nieprowadzenie lub nierzetelne prowadzenie ewidencji czasu pracy stanowi wykroczenie przeciwko prawom pracownika (art. 281, pkt.6 kp). Pracodawca, który dopuści się takiego zaniechania, naraża się na karę grzywny w wysokości od 1000 zł do 30 000 zł. Natomiast wszelkie fałszerstwa w ewidencjonowaniu zaliczane są do przestępstw przeciwko wiarygodności dokumentów i zagrożone są nie tylko karą grzywny, lecz nawet więzienia.